Квадранты производительности

Мария, 30 Июн 2010

Я давно знаю об этих квадрантах, и в свое время на офисной работе они мне здорово помогали. Решила поделится полезным знанием с вами. Если у вас сложилось впечатление, что на вас надвигается целая лавина дел, или, того хуже, уже погребла вас под собой, прежде всего нужно сесть, отдышаться и избавится от паники и настроения: «Шеф, все пропало!». Вам всего-лишь нужно понять, что делать в первую очередь, что во вторую, а что в третью и разделить дела на несколько категорий. Нет ничего проще, чем сделать четыре колонки и в них вписать дела. Потом берем в руки ручки и разлиновываем листок ежедневника на четыре прямоугольника.

Квадрант I

Сюда вписываем дела срочные и важные.

Например,

- Кризисы – как раз то самое «Шеф, все пропало».
- Насущные проблемы a la срочно выслать письмо, без которого стопорится вся дальнейшая работа над проектом.
- Проекты, встречи подготовки с поджимающими сроками выполнения «доклад надо было сдавать позавчера».

(далее…)

Метки записи:Продуктивность
Комментариев нет

15 правил для экономии рабочего времени

Мария, 9 Июн 2010

Некоторые правила выполнить почти невозможно, некоторые – не хочется, но то, что все они помогают в работе не вызывает сомнений.

1. Работайте там, где вас не будут отвлекать
2. Поставьте замок на дверь своего офиса
3. Отключите звук оповещения о новом письме в почте и нового сообщения в аське.
4. Отключите мобильный или отключите его звук, пока работаете.
5. На встрече объявите, что у вас есть только 15 минут.
6. Когда кто-то не хочет покидать ваш офис, встаньте и двигайтесь вместе с ним по направлению к двери.
7. Если посетитель не уходит, поблагодарите его за то, что он пришел.
8. Если он все еще не уходит , пожмите ему руку.
9. Если он так и не собирается уходить, скажите, что вам нужно идти и попрощайтесь.
10. Сделайте стулья для посетителей неудобными,  чтобы сократить время их присутствия.
11. Не заводите офисного кресла, в котором можно откинуться назад.
12. Не слушайте музыку или радио во время работы.
13. Частично заблокируйте сайты, которые мешают вам работать.
14. Откажитесь от курения и алкоголя.
15. НИКОГДА не играйте в RPG-игры!

Метки записи:Продуктивность
Комментариев нет

8 покупок для экономии времени

Мария, 2 Июн 2010

Эти предметы, которые помогут Вам сэкономить время, безусловно, стоят того, чтобы их купить.

1. Купите нормальный шкаф для документов

Острая необходимость организации своего рабочего стола и всех документов даже не обсуждается.  Это может сэкономить до 2 часов в день. Поэтому очень важно, иметь шкаф с выдвижными ящиками, в которых все ваши документы и квитанции будут в порядке.

2. Второй монитор

Или третий. Например, можно выводить список дел на первый монитор, текущую работу на второй. Многие успешные фрилансеры, купив второй и третий монитор, признаются, что невозможно вернуться к одному монитору.

3. Телефон с громкой связью

Когда вас оставляют ждать на линии, нет смысла сидеть, прижимая трубку к уху.  Для экономии времени используйте громкую связь телефона и продолжайте работать на чем-то, что не требует концентрации.

4. Корзину для бумаг

В которую бросают только бумаги. То есть не придется искать нужную квитанцию в помойном ведре. а шанс сохранить какие-то важные счета и бумаги, выброшенные по ошибке.

5. Стикеры

Бумага для заметок особенно хороша тем. что ее можно приклеить где угодно: на монитор, холодильник, в ежедневник.

6. Обычную телефонную книгу

Куда можно повторно записать все ваши контакты.  В случае какой-то беды с мобильным телефоном, у вас будет возможность быстро восстановить все контакты, а не добывать старые номера из почты или спрашивать у знакомых.

7. Блокнот

Держите его постоянно рядом. Если вам вдруг придет в голову какая-то идея, вам не придется тратить время на то, чтобы пытаться запомнить ее. Записали – и все.

8. Задвижку или замок

На дверь вашего офиса, что позволит отгородится от всего остального мира и сделать-таки свою работу.

Взято с сайта freelanceapple.com.

Метки записи:Продуктивность
Комментариев нет

20 советов по увеличению продуктивности

Мария, 19 мая 2010

Очень правильные принципы, еще бы научится выполнять хотя бы половину из списка.

1. Разберите файлы/документы в шкафу.
2. Разложите все файлы на вашем компьютере в соответствующие папки.
3. Оставьте только один листок бумаги на столе.
4. Купите второй монитор.
5. Выспитесь.
6. Запланируйте все, что только сможете.
7. Запишите все события и встречи в ежедневник.
8. Заведите доску объявлений. которая будет напоминать вам о самых важных или нерешенных вопросах.
9. Создайте список дел.
10. Оцените каждый пункт списка дел и посмотрите, какие из них помогут вам добиться успеха.
11. (далее…)

Метки записи:Продуктивность
Один комментарий

5 правил хорошего совещания

Мария, 17 мая 2010

1. Все люди на заседании должны выключать мобильные.
2. Никогда не устраивайте заседаний дольше, чем на час.
3. Встречайтесь только с ярко выраженной целью.
4. Всегда имейте повестку дня для совещания
5. Научитесь говорить «нет» людям, которые просто тратят ваше время.

Метки записи:Продуктивность
Комментариев нет

Способ осуществить проект «из дальнего ящика»

Мария, 3 мая 2010

Фрилансеру всегда есть чем заняться: написать пару-тройку десятков бессмертных произведений, отредактировать уже написанные не менее бессмертные творения, порекламировать себя любимого, поискать, чего новенького появилось в его области, привести в порядок счета, уделить внимание вопросу пассивного дохода.  Для этого мы обычно используем все, что можно: стикеры, которыми облепляем весь экран сверху донизу, календарь, в котором обводим зачеркиваем и подчеркиваем все дни раза по три, ежедневник, в котором исписываем пару-тройку сотен страниц to-do списками, ну и до кучи заводим пару-тройку электронных органайзеров, которые верещат и отвлекают от работы в тот самый момент, когда лучше всего удалось сосредоточится..

А ведь еще есть всяческие проекты-мечты – написать электронную книгу, разработать программное обеспечение, стимулировать продажи. Мечты мечтами, а воз и ныне там. Одна из тяжелейших вещей для фрилансера – управлять своим временем не только так, чтобы вовремя сдавать все проекты клиентам, но чтобы доводить до ума личные цели и задачи.

Первое средство: сосредоточится на одной цели, затем на другой, переключится на третью и так почти до бесконечности.

Второе средство. Назовем его путем 7 дней. Одну неделю посвящать какому-то проекту.

Третье средство – путь 30 дней. Каждый месяц необходимо выбирать один из глобальных проектов, которые можно завершить за 30 дней.

Я попробую все эти пути и отпишусь, какой из них приводит к наилучшим результатам. Как я буду это делать?

(далее…)

Метки записи:Обо мне, Продуктивность, Секреты мастерства
Комментариев нет

8 способов повысить продуктивность ваших работников

Мария, 30 Апр 2010

Если задуматься, рано или поздно, так или иначе нам всем приходится обращаться к другим людям за помощью в работе. Вот несколько правил, которые помогут облегчить общение с теми, кто работает на вас.

1. Делегируйте все, что только сможете, другим людям.
2. Платите людям за ту работу, которая отнимает ваше время, например, наймите домработницу.
3. Относитесь к человеку, которому вы передали часть дел, с уважением.
4. Не сваливайте все дела на одного человека.
5. Делайте самые сложные вещи самостоятельно.
6. Позвольте другим действовать и поощряйте инициативу. Иначе ваши работники будут слишком много тратить времени на то, чтобы соответствовать вашим критериям.
7. Объявите конкретную дату, время, наказание за невыполнение и награду за выполнение задания.
8. Тщательно прописывайте все детали. Даже если вы переписываетесь с человеком, которому вы уже дали задание. Это сэкономит время на спорах в будущем.

Метки записи:Продуктивность
Комментариев нет

12 способов улучшить свою эффективность

Мария, 22 Апр 2010

Вот еще 12 способов увеличить личную производительность. Я, если честно, выполняя пункты 1,2, 9, 10, ко всем остальным отношусь с прохладцей. Знаю, что это будет только в помощь. Но чтобы сделать их – надо приложить усилие.

1. Создайте резервную копию всех файлов на внешнем жестком диске.
2. Приучите себя носить с собой всюду блокнот для записей.
3. Записывайте, что вы делаете в течение трех дней.
4. Потом, оцените, на что вы тратите время, и постарайтесь избавиться от тех вещей, которые отнимают больше всего времени.
5. Задайте себе вопрос, каким образом вы можете сделать больше дел за день.
6. Планируйте делать дела в надлежащее время, когда вы, скорее всего, будете готовы их делать. Для этого я очень советую попробовать задуматься о своих биоритмах.
7. Постоянно спрашивайте себя, как с большей пользой использовать свое время.
8. Создайте список 100 вещей, которые вы хотите сделать в жизни.
9. Заглядывайте каждый день в этот список, и спрашивайте себя, что вы сделали сегодня для достижения этих целей.
10. Сосредоточьтесь на 20% ваших клиентов, которые обеспечивают 80% вашего дохода.
11. Извлекайте опыт из ошибок.
12. Если вы мечтаете что-то сделать, сделайте это.

Метки записи:Продуктивность
Комментариев нет

Как преодолеть лень

Мария, 15 Апр 2010

Ленивые фрилансеры – это не те люди, которые день и ночь играют в компьютерные игры, а те, кто работает медленно. Мы чувствуем прилив лени, когда смотрим на количество работы, которую предстоит сделать. Сама мысль о том, сколько времени и усилий придется потратить на выполнение работы, приводит к просмотру видео на YouTube.

Не спрашивайте себя: «Сколько времени это займет?». Лучше скажите себе: «Я буду работать в течение ближайших трех часов».

Разберитесь, почему возникает ваша лень. Может быть, вы просто не в настроении делать работу.

Переключитесь. Придумайте что-то, что будет мотивировать вас, или проведите время с семьей, или займитесь другой работой.

Если есть финансовая возможность, делегируйте работу, которая не вызывает у вас энтузиазма.

Не делайте неважные вещи.

Попробуйте вознаградить себя чем-нибудь. Пообещайте себе что-то приятное, когда сделаете весь список дел. Например, скажите себе, что будете ленится после того, как закончите работу.

Взято отсюда.

Метки записи:Продуктивность
Комментариев нет

12 правил оптимизации работы

Мария, 13 Апр 2010

Думаю, каждый не раз замечал за собой, что Интернет или телефон иногда отнимает куда больше времени во время работы, чем нужно. Что сделать, чтобы сократить время на такие занятия:

1. Не подписывайтесь на рассылки, которые вы никогда не будете читать.
2. Не пишите в чаты во время работы.
3. Не оставляйте непрочитанные сообщения в почтовом ящике.
4. Не держите письма в папке «Входящие» – распределяйте их по папкам.
5. Не удаляйте важные сообщения электронной почты.
6. В начале телефонного разговора укажите цель звонка.
7. Говорите по телефону стоя – так ваши разговоры продлятся меньше.
8. Звоните людям до обеда.
9. Думайте о том, что вы сделаете после разговора, это поможет побыстрее его закончить.
10. Используйте телефон с функцией громкой связи.
11. Используя громкую связь или Bluetooth, вы сможете освободить руки и делать дела или куда-то идти.
12. Планируйте телефонные звонки на то время, пока ждете чего-нибудь. Или сделайте что-нибудь полезное, пока ждете.

Метки записи:Продуктивность
3 комментария