Квадранты производительности
Я давно знаю об этих квадрантах, и в свое время на офисной работе они мне здорово помогали. Решила поделится полезным знанием с вами. Если у вас сложилось впечатление, что на вас надвигается целая лавина дел, или, того хуже, уже погребла вас под собой, прежде всего нужно сесть, отдышаться и избавится от паники и настроения: «Шеф, все пропало!». Вам всего-лишь нужно понять, что делать в первую очередь, что во вторую, а что в третью и разделить дела на несколько категорий. Нет ничего проще, чем сделать четыре колонки и в них вписать дела. Потом берем в руки ручки и разлиновываем листок ежедневника на четыре прямоугольника.
Квадрант I
Сюда вписываем дела срочные и важные.
Например,
- Кризисы – как раз то самое «Шеф, все пропало».
- Насущные проблемы a la срочно выслать письмо, без которого стопорится вся дальнейшая работа над проектом.
- Проекты, встречи подготовки с поджимающими сроками выполнения «доклад надо было сдавать позавчера».
Квадрант II
Не срочные и важные
- Подготовка – к тому самому докладу.
- Профилактика -
- Прояснение ценностей
- Планирование
- Укрепление связей
- Восстановление сил
- Увеличение дееспособности
Квадрант III
Срочные и не важные
- Некоторые телефонные звонки, почтовые отправления, отчеты
- Некоторые встречи
- Множество мелких неотложных дел
Квадрант IV
Не срочные и не важные
- Рутинные дели
- Некоторые телефонные звонки
- Пустая трата времени
- Не относящаяся к делам почта
- Чрезмерное увлечение интернетом
Эти квадранты очень известны благодаря Стивену Кови.
По его мнению, уделять время Квадранту I необходимо, потому что именно здесь мы чем-то управляем, что-то производим, реагируем на многочисленные потребности и испытания, опираясь на свой опыт и здравомыслие. Игнорируя этот квадрант, мы оказываемся погребенными заживо.
Деятельность, относящаяся к Квадранту II также называют квадрантом качества или руководства собой. Здесь мы осуществляем долгосрочное планирование, проводим профилактические мероприятия, расширяем свои знания и умения через чтение и непрерывное профессиональное развитие, готовимся к важным встречам или вкладываем время в укрепление важных для нас взаимоотношений, внимательно слушая других людей.
Увеличение времени, затрачиваемого на этот квадрант, повышает нашу дееспособность. Игнорируя этот квадрант, мы тем самым расширяем Квадрант I, увеличивая стресс и углубляя кризисы, так что они поглощают нас без остатка. С другой стороны, вложение времени в Квадрант II сокращает Квадрант I. Планирование, подготовка и профилактика позволяют не допустить превращения многих дел в срочные.
Квадрант III можно назвать призраком Квадранта I или обманщиком. Он включает дела срочные, но не важные. Но на самом деле эти вопросы, если они вообще важны, важны для кого-то другого. В эту категорию попадают многие телефонные звонки, встречи, визиты случайных посетителей. Мы тратим массу времени в Квадранте III, удовлетворяя желания и потребности посторонних нам людей и считая, что находимся в Квадранте I.
Квадрант IV – квадрант пустой траты времени. По идее он нам вообще не нужен. Но истощенные битвами в Квадрантах I и III, мы часто попросту «спасаемся» в Квадранте IV, оберегая самих себя. Пустой тратой времени из Квадранта IV можно назвать чтение легкомысленных романов, привычно бездумный просмотр телепрограмм или сплетни. Квадрант IV несет не выживание, а деградацию.
Распределяя дела по Квадрантам I и III, будьте внимательны, предупреждает Стивен Кови. Легко впасть в заблуждение, считая какие-то вопросы важными только потому, что они срочные. Самый простой способ разобраться, к какому квадранту отнести то или иное дело, – спросить себя, приблизила ли вас срочная деятельность к достижению какой-то важной цели. Если нет, то она, вероятно, относится к Квадранту III.
Все дела Квадранта II означают:
1. Улучшение навыков общения с окружающими.
2. Улучшение подготовки.
3. Улучшение планирования и организации.
4. Лучший уход за собой.
5. Поиск новых возможностей.
6. Самосовершенствование.
7. Расширение власти и полномочий.
Взято отсюда.
Если вам понравился пост, подпишитесь на RSS! Или получайте посты по email
